初入职场,你为什么做事情总是手忙脚乱

2023-09-29 11:00

初入职场,做事情总是手忙脚乱是因为不熟悉业务,而且没有养成四个工作好习惯。如果职场新人的你能坚持下去,提升工作效率的同时,工作中,你一定能脱颖而出。1、 准备一本笔记本和一叠A4纸从工厂实习开始,我便准备了一本笔记本,除了记录各类产品知识,还用以记录每日所做之事。这个习惯一直保持到现在,我依旧会在办公桌上放一本笔记本,笔记本的具体用法如下:早上到办公室,打开电脑,大致浏览一下邮件,根据邮件内容,在笔记本上大致列出今日工作需要完成的事情。这样做的好处有以下三点:首先,你对今日的工作内容大致有个整体印象,在处理问题的时间上有所把控。比如,早上同时收到欧洲客户和韩国客户的报价邮件,在笔记本上记录后,开始思考,因为时差,韩国客户正是上班时间,而欧洲客户下午才上班。时间方面,韩国客人的邮件需要先回,而欧洲客户的,只要下午之前回完就好了。有了主次,处理问题就更有条不紊了。其次,一天工作下来,你不会遗漏任何重要事情。我有个习惯,下午四点多,我会打开笔记本,看一下早上所记之事,主要看哪些是未完成的。离下班还有一个多小时,还来得及处理。这样做,每天下班都是完满状态。最后,日后写总结,这是你的成长利器,必胜法宝。根据《零秒工作》中的PDCA管理循环,即Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(改进),记录工作内容之后,每处理完一项,我会及时在笔记本上打勾,顺便记录一些注意事项。比如,给客人开票,第一次操作完之后,根据做错的地方,我会把改进办法记在笔记本上,下次再遇到类似问题,一翻笔记本,我绝对不会重蹈覆辙了。如此以往,一年半载之后,你还怕年终总结无话可写吗?还会懊恼自己又浑浑噩噩混日子吗?一笔一划,成长轨迹终会画成圆满状态。A4纸是用以记录工作中脑子里冒出的各种思路与想法,天马行空,随意书写。或许,这些就是你以后的金点子呢。我习惯用A4纸整理思路,比如,新人时期,与客户、工厂打电话总会很紧张,特别有负担,后来,我会先在A4纸上整理一番:这通电话是要解决什么问题?怎么问效果更佳?对方会如何回答?肯定回答,我要如何反应?否定回答,我又该如何处理?一番大致的梳理之后,打电话明显有底气,思路也特别清晰,再不会慌慌张张。笔记本可尽量挑质量好,页数多的,方便书写。A4纸可以拿打印错误的废纸,拿个大夹子一夹,厚厚一大本,随意写。2、图标按区域分类,熟悉常用快捷键如果把所有的文件、表格都直接放在电脑桌面上,时间长了,表格越来越多,找起来真的很费时。我的解决办法是,将电脑屏幕分为四大区域――上下左右,左侧是常用软件图标;右侧是公司内部各种资料、文件夹;下方是常用的excel表;上方是以客户名称分类的文件夹。其中,客户文件夹里,是以「产品编号-颜色-日期」为格式命名的文件夹,一笔笔订单下,合同、测试报告、发票码单、订舱通知、报关资料……打开,一目了然,找起来非常方便省时。每个区域的图标,可分成两行或两列,这样哪天自己外出了,让同事帮忙发个东西,直接描述「这个文件在上方/下方第二行,左数第二的位置」,不熟悉你电脑桌面的同事也能非常迅速找到。熟悉各类快捷键是提高工作效率的另一方法,常用的快捷键如下:Ctrl+C:复制Ctrl+X:剪切Ctrl+V:粘贴Ctrl+W:关闭窗口Ctrl+Z:撤销Ctrl+S:保存选中文件按F2:修改文件名Shift+Alt+向上或向下的方向键:将一行文字向上或向下移动原本可以花零点几秒用快捷键保存,却宁愿花好几秒移动鼠标去点按钮,就是这几秒的时间差,日积月累,工作效率就是这样拉开的。3、适时收拾办公桌,废旧文件及时处理同学范的公司,新来好几个实习生,刚好,有两个刚好坐在她的左右位置。从简历上看,两人的资历相差无几,但工作习惯上,天差地别。比如,左边的实习生,每周必收拾两次桌子,这让她的桌子永远整洁干净无比,而右边的实习生,桌子永远乱糟糟,到处散落着文件。有一次,范问右边的实习生要一份文件,慌慌张张,花了两个多小时才找到,实习生也面露尴尬,这太浪费时间了。自然,左边的实习生,问她要什么,都能迅速提供。因此,给众多同事留下了极好的印象。就提高工作效率而言,适时收拾桌子,文件贴好标签,放在桌子上划分好的区域,一时间急用,也能及时找到。工作中,有时经常打错或多打文件,对于这些A4纸,直接扔掉太浪费,留着记录想法刚好合适。打错的文件,我会及时拿铅笔打个打叉。一来防止日后再看到,不知道是做什么用的;二来拿铅笔画,要是哪天打印机坏了,又急着用它,拿橡皮一擦就可救场了。4、不懂就问,不会就百度,虚心请教我的另一个同学张,她们组来了一个新人,初期,同学对新人印象都挺不错。可越到后面,同学越生气。原本我还想劝同学别太斤斤计较,毕竟是新人嘛,但听完张的一番哭诉之后,换我,我也看不下去。原来,有一次,新人的电脑出问题了,表格无法打开,他让同学帮忙处理。同学放下手中的工作,过去帮他鼓捣。在这期间,一直是同学在忙活,新人在干嘛呢?拿个椅子坐在旁边,心安理得玩了两小时手机,好似这是与他无关的事。还有一次,领导让同学教新人处理数据,新人拿个椅子坐在同学旁边。这期间,一个问题没问,笔记也不记,光看同学操作,过了一会,大概觉得太无聊,边看边玩手机。同学教完之后,问新人学得怎么样,新人回答:「公式太多,你按得太快,我没记住。」论如何一句话气死同事,新人当属典范!工作中,不懂一定要及时请教,谦虚一点,态度诚恳一点,别拿同事的情分铸就你懒惰的一生!写在最后,初入职场,都经历过手忙脚乱,惶恐不安,以上是我工作一年多的总结,能帮助到你我最开心。

因为你的能力不好啊,好好努力勤奋工作,领导会看到的

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